top of page

Od HR'a do Change Managera - czy to blisko czy daleko?

Coraz częściej witamy się na gruncie HR z tematyką zarządzania zmianą. Kilka miesięcy temu zdałam sobie sprawę, że w swojej pracy w dużej części zajmuję się właśnie zmianami i ich implementacją. Dalej mam jednak poczucie, że stosunkowo mało osób w HR zdaje sobie z tego sprawę i przede wszystkim zna narzędzia i metodyki powiązane z Change Managementem. Nie ma lepszej osoby, by o tym porozmawiać niż ktoś, kto przeszedł drogę rozwoju zawodowego od pracy w dziale HR do bycia Change Managerką. Przed Wami rozmowa z Izabelą Kostrzewską na Instagramie znaną jako @zarzadzanie_zmiana


Magdalena: Skąd wziął się Change Management (zarządzanie zmianą) w Twoim życiu zawodowym i jak to się stało, że zostałaś change managerką? Izabela: Zaczynałam w rekrutacji, potem przeszłam do wewnętrznego HRu. Następnie zajęłam się bardzo ciekawą działką Resource Management, a jest to bardzo interdyscyplinarna praca z pogranicza HR, Project Managementu i… finansów. Moim głównym zadaniem było tworzenie zespołów do naszych projektów. Wymagało to zarówno uwzględnienia kompetencji, osobowości, ale też dostępności ludzi. Wszystko skupiało się więc na planowaniu - zarówno wewnątrzfirmowego związanego z projektami, jak i zewnątrz firmowego zapotrzebowania na rekrutację, czy outsourcing. Z ludźmi oczywiście trzeba było być w stałym kontakcie, aktualizować ich umiejętności, zarządzać nimi podczas pobytu na ławce, dbać o ich rozwój. Dodajmy do tego jeszcze dbanie o odpowiednio wysoki poziom utylizacji (stosunek godzin spędzonych na produktywnej pracy względem wszystkich godzin, jakimi dysponują zatrudnieni) czy traktowanie gratisów w projektach (monitorowanie ile darmowych godzin pracy przyznaliśmy klientom) i wychodzi nam bardzo wszechstronna rola. A to tylko najważniejsze obszary działania! W tej roli pracowałam ponad 5 lat i przyszedł taki moment, że zaczęłam szukać zawodowo czegoś nowego.


Dużo osób w firmie zauważyło, że jestem dobra we wdrażaniu zmian. Budowałam od zera dział Resource Managementu w Miquido (moja obecna firma), byłam także częścią zespołu, który usprawniał naszą produkcję (delivery). Zaczęłam analizować temat i wyszło mi, że rzeczywiście w tych projektach wdrażałam wiele zmian. Przeanalizowałam te sytuacje i zdałam sobie sprawę, że te zmiany, za których wdrażanie odpowiadałam ja, dobrze “przyjmowały się” w organizacji, a z innymi bywało różnie… :D


Zaczęłam więc wgłębiać się w temat Change Managementu. Okazało się, że łączy on to, co lubię i w czym jestem dobra. Czyli aspekty ludzkie, dużo analizy oraz tematy mocno organizacyjno / zarządzające. Poświęciłam długie godziny na samodzielną naukę tego obszaru. Tak złożyło się, że w Miquido wprowadzaliśmy akurat sporo zmian (i dalej je wprowadzamy), a dzięki pomocy mojej managerki - Ani Gawlikowskiej, mogłam przełożyć to, czego nauczyłam się sama w praktykę i zmieniłam ścieżkę kariery na Change Managera.

Magdalena: Czym dla Ciebie jest change management?  Izabela: Zarządzanie zmianą to upewnienie się, że zadbaliśmy o wdrożenie zmiany w każdym możliwym aspekcie. Często np. zapominamy o ludziach w zmianie. Mówimy, że od dziś działamy tak i tak. Tymczasem to ludzie będą działać w tej nowej rzeczywistości.


Pomyśl sobie, że przychodzi do Ciebie manager i ogłasza, że Wasz dział łączymy z działem X i od dziś będziesz robić XYZ. Co będziesz czuć? Lęk, oburzenie, utratę zaufania? Czujesz, że grunt Ci się usuwa spod nóg i nie wiesz, co przyniesie przyszłość. Jak masz pracować w takim stanie? I o to właśnie według mnie chodzi w change managemencie, by zagwarantować naszym pracownikom możliwość zrozumienia zmiany i jej akceptacji. 

Magdalena: Dla mnie change management to także narzędzia, z których możemy skorzystać do przyjrzenia się bliżej zmianie i organizacji. To dla HR może być potężnym wzmocnieniem kompetencyjnym, by lepiej odpowiadać na potrzeby biznesowe.

Izabela: Zdecydowanie Change Management da nam ogląd na to, jak firma przechodzi przez zmiany. A jako że żyjemy w czasach, kiedy zmiany to codzienność… to warto mieć taką wiedzę! I oczywiście wykorzystać ją w praktyce po to, by transformacja realizowała cele biznesowe. Myślę, że z tego HR może dużo wyciągnąć dla siebie. Warto pamiętać, by nasze każde działanie miała odzwierciedlenie w celach, jakie stawiamy sobie jako firma. W przypadku Change Managementu - przykładowo robimy badanie luki kompetencyjnej w związku z wprowadzoną zmianą. Naszym nadrzędnym celem jest tutaj jednak zapewnienie ludziom potrzebnej wiedzy i umiejętności, by działać po zmianie. Działać na takim samym (a nawet lepszym) poziomie wydajności jak wcześniej. Dzięki temu firma nie odczuje spadku np. jakości swoich usług, poprzez wdrożenie zmiany. Magdalena: Po co w ogóle zarządzać zmianą? Jak wpływa to na organizację? Co się może wydarzyć, jeśli tego strategicznego obszaru jako firma nie zaopiekujemy?

Izabela: Jak Change Management przekłada się na aspekt biznesowy? Ludzie nie będą pracować wydajnie, kiedy targają nimi takie emocje, jak te opisane powyżej. Skoro nie rozumieją, co robimy, to nie będą też potrafić działać po zmianie. Łatwo wyobrazić sobie, jakie straty to może generować! W najgorszym wypadku możemy nawet stracić świetnych specjalistów. A wszyscy wiemy, ile kosztuje rekrutacja. Zmiany mogą mieć wpływ na wiele aspektów działania firmy. Nawet tych, których się nie spodziewamy. Np. Zmiana w działaniu działu sprzedaży, może mieć wpływ np. na zadania działu “office”! Pomyślał(a)byś o tym? Change Management pozwala na przeanalizowanie zmiany i jej wpływu na każdy aspekt działalności firmy. Dzięki temu możemy się upewnić, że poprzez zmianę w dziale X, nie spowodujemy problemów w dziale Y (a co za tym idzie… strat finansowych!). Najlepiej według mnie się operuje na przykładach. W znanej mi firmie wdrożono nowy sposób raportowania. Na spotkaniu zakomunikowano to pracownikom mniej więcej tak: od dziś raportujecie tak. Była to duża zmiana, na którą pracownicy nie byli przygotowani. Nie powiedziano im, czemu to mają robić i co oni na tym zyskają. Efekt? Prawdziwa bitwa! Opór, niezadowolenie, nawet odejścia z tego powodu! Po 3 latach od tej zmiany dalej obchodzi się jej rocznicę, nazywaną “bitwą o raportowanie”. Plus jest taki, że firma wyciągnęła wnioski i teraz do zmian podchodzi w mocno przemyślany sposób.

Magdalena: Jak to wygląda z Twojej perspektywy, czy warto zarządzać każdą zmianą w organizacji? Czym i czy w ogóle nasze podejście do zmian mniejszych i większych powinno się różnić?

Izabela: Warto zarządzać każdą zmianą. Natomiast nie zawsze trzeba przeprowadzać całego kompleksowego procesu zgodnie z metodyką (ja pracuję zgodnie z Prosci).

Najbardziej nie lubię, kiedy występuje sztuka dla sztuki. Jeśli więc zmiana jest mała, obejmująca mały obszar, nie ma powodu, by np. przeprowadzać skomplikowane analizy. Według mnie najlepiej jeśli w przypadku małych zmian zadbamy o kluczowe aspekty, a tym są dla mnie: odpowiednia komunikacja i zadbanie o akceptację zmiany wśród pracowników. 

Przy małych zmianach raczej więc polecam skorzystać z prostszych framework'ów. Wskażą nam one kierunek działania, jednak nie będą narzucać np. przeprowadzania skomplikowanych analiz. Zdecydowanie moimi faworytami tutaj są: model zmiany Kottera (8 kroków) i model zmiany Levina (3 fazy). Obie te metodologie podrzucam jako materiały do zapoznania się. Dzięki nim będziecie wiedzieć, o co zadbać podczas wdrożenia zmiany - tzn. jakie akcje związane np. z ludźmi musicie wykonać.




Magdalena: W swojej pracy stosujesz jedną wybraną metodologię czy raczej miksujesz różne podejścia do zarządzania zmianą?

Izabela: Najbardziej lubię korzystać z metodyki Prosci. Pozwala mi ona na kompleksowe zarządzanie zmianą. Zazwyczaj wszystkie moje działania prowadzę wedle zaproponowanego przez Prosci modelu działania, który pozwala mi prowadzić porządek podczas chaosu zmian. Podstawowe założenia są proste: najpierw się przygotowujemy, potem wdrażamy zmianę i na końcu ją utrwalamy. Oczywiście do każdego z tych punktów jest szereg akcji do wykonania! Aby o niczym nie zapomnieć, stworzyłam własny template z krokami “to do” w każdym etapie. Moje kroki dostępne są tutaj.

Natomiast nie lubię się ograniczać, dlatego samodzielnie przygotowałam wszystkie materiały, z których korzystam w pracy. Tworzyłam je na bazie Prosci, ale też innych metodyk i założeń, również z zakresu Project Managementu (np. Project Charter). Dzięki temu mam szablony i narzędzia, które pozwalają mi podchodzić do moich codziennych zadań kompleksowo.


Dodatkowo tak jak wspominałam,  nie każda zmiana jest tak duża, że potrzebuje być przeprowadzona od A do Z, zgodnie z metodyką Prosci. Elastyczność i dopasowanie metod do potrzeb biznesowych to klucz do sukcesu. W moim arsenale mam 90 narzędzi pogrupowanych na kategorie – dlatego przy każdej zmianie sprawdzam, które będą najbardziej użyteczne (a ten arsenał ciągle powiększam!).

Magdalena: Jak z Twojej perspektywy Change Management łączy się z HRem?

Izabela: Bardzo mocno! W wielu firmach Change Management jest wręcz poddziałem HRu. Rolą Change Managera jest zadbanie, by zmiana była przeprowadzona w sposób, który umożliwi ludziom jej zrozumienie i akceptację. Change Manager mocno pracuje z liderami i dba o komunikację. Podobną rolę ma HR. Wobec tego może nawet nie zdajecie sobie z tego sprawy, ale jest szansa, że Wy jako HRowcy już teraz jesteście Change Managerami w Waszych firmach!

Magdalena: Ja widzę to połączenie bardzo wyraźnie. Chociażby dzięki raportowi firmy Gartner “Top 5 HR Trends and Priorities for 2024”, gdzie na 4 pozycji zarządzanie zmianą rozgościło się na dobre. Padają tam takie stwierdzenia ze strony liderów HR  jak: 82% liderów nie potrafi zarządzać zmianą czy też 77% pracowników czuje bezsilność i jest sceptycznie nastawiona do zmian. Widać to w deficycie transformacyjnym (luce pomiędzy ilością wprowadzanych w organizacji zmian, a tym jaka jest rzeczywista zdolność do ich wprowadzania).

Izabela: Świetne badanie! Dokładnie tak jest. Liderzy najczęściej myślą, że wdrożenie zmiany to zadbanie o jej techniczny aspekt (np. stworzenie rozwiązania, wdrożenie nowego systemu). Ogłaszają to zespołowi i koniec – zmiana wdrożona! A później jest zdziwienie, czemu ludzie są niezadowoleni, czemu nie potrafią działać w nowej rzeczywistości i czemu odchodzą.

Magdalena: Moim zdaniem change management ma również bezpośredni wpływ na Employee Experience i cały obszar związany z doświadczeniem pracowników. Według danych z firmy OLX, które zaprezentowała Anna Gruszczyńska na X SUMMIT w 2023 roku, około 85% czasu doświadczeń pracowników zawiera się w kategorii codzienna praca. Widzę tu olbrzymią możliwość wpływu na Employee Experience właśnie poprzez change management.  


Izabela: Chyba powoli mijają te czasy, kiedy firmy myślały, że dzięki pizzy raz w miesiącu nasz Employee Experience będzie na wysokim poziomie! :D Zmiana to nieustająca część pracy. Pomyślcie sobie, przez ile zmian przeszliście w jednej firmie? Na pewno będzie tego dużo. Tymczasem źle wprowadzona zmiana może dostarczyć nam tyle stresu i negatywnych emocji - że gwarantuję, że zostanie to z nami na długo. Może też pozbawić nas zaufania do firmy.

Magdalena: Myślę, że złe zarządzanie zmianą ma bezpośredni wpływ także na zewnętrzny wizerunek firmy. Wszyscy Ci pracownicy, którzy stracili zaufanie do firmy, chętnie będą dzielić się swoimi wrażeniami z rodziną, przyjaciółmi czy też w Internecie…


A zmieniając temat, to  jak zdobywać wiedzę o zarządzaniu zmianą? Od czego zacząć i czy jest to drogie?


Izabela: Na rynku dostępne są szkolenia i certyfikaty. Według mnie jednak 16h szkolenie nie pozwoli nam na dobre zrozumienie tego tematu. Change Management obejmuje wiele aspektów i nie ma sposobu, żeby opowiedzieć o wszystkich w tak krótkim czasie. Dlatego szkolenia / certyfikaty polecałabym jako kolejny krok, kiedy już sami/same  zdobędziemy wiedzę. Będę opierać się na moim przykładzie. Za zdobycie wiedzy zapłaciłam 0 zł, ale za to poświęciłam wiele wieczorów, weekendów i wolnego czasu :). W Internecie dostępnych jest wiele darmowych materiałów. Ich mnogość może jednak przerażać. Dlatego ja zaczęłam od przejrzenia planów szkoleń, wypisania sobie tematów powiązanych z Change Managementem i skupieniu się na poszukiwaniu wiedzy na ich temat. Dzięki temu wiedziałam, od czego zacząć. Później stopniowo pojawiały się kolejne tematy do zapoznania się z nimi… Przy każdym kolejnym artykule, który przeczytałam, było ich coraz więcej! Na początek polecam kilka darmowych źródeł wartych uwagi: 


Magdalena: Czy potrzebuję dedykowanego change managera w organizacji, żeby zarządzać zmianą? 

Izabela: Jeśli nasza firma przechodzi dużą zmianę lub wprowadza ich wiele, wówczas jak najbardziej. Jest to bowiem praca na pełen etat. Natomiast w innym przypadku - rolę Change Managera, który zadba o aspekt ludzki zmiany, może pełnić np. HRowiec :). Magdalena: A co jeśli w mojej firmie obecnie pracuje Change Manager? Jak z nim pracować?

Izabela: Traktować go jako sprzymierzeńca. Change Manager może mieć mocno procesowe podejście, ale mu też zależy na zadbaniu o ludzi. Jeśli Change Manager wywodzi się np. z Project Managementu może potrzebować wsparcia HR np. tworzeniu komunikacji. Warto blisko pracować z Change Mangerem i wspierać go w kwestiach ‘ludzkich’.

Można od Change Managera nauczyć się, jak zachowują się ludzie podczas zmiany. Jak na nią reagują i dlaczego. Kolejny obszar to oczywiście… Jak przeprowadzić ludzi przez zmianę, tak by mogli ją zaakceptować i przyswoić. Wspólne działanie będzie konieczne, by dobrze zarządzać emocjami ludzi oraz nastrojami w firmie.

Magdalena: Jak wdrażać Change Management w organizacji?

Izabela: Ścieżek jest kilka:

  • Zatrudnienie doświadczonego Change Managera, który zbuduje ten dział i wdroży takie rozwiązanie w firmie. Jest to moja obecna rola w Miquido.

  • Skorzystanie z zewnętrznych konsultantów, którzy ad hoc pomogą w zmianach lub pomogą nam zbudować takie kompetencje w firmie. Chętnie wspieram firmy w takiej roli.

  • Samodzielne działanie np. działu HR tzn. dokształcanie się w tym obszarze i wspieranie managerów we wdrażaniu zmian. W takim przypadku służę konsultacją.

Na pewno punktem wspólnym tym wszystkich sposobów jest wyzwanie, z jakim będziemy się mierzyć. Tzn. przekonanie managerów / C-level, że Change Management to nie jest “takie tam sobie gadanie”, tylko może przynieść realne korzyści dla firmy. Najlepiej operować na twardych danych i pokazać, jak wiele może firma stracić finansowo i nie tylko przez złe wdrożenie zmiany.


Kluczowy jest też pierwszy projekt, jakim zaczniemy nasze działania. Warto mówić wtedy językiem biznesu -  tzn. operować na celach, pokazywać, co zyskujemy przez każde nasze działanie...

Jesteś zainteresowany/a tematem Change Managementu? Widzisz potrzebę wdrożenia zmiany lub konsultacji z tego zakresu? Odezwij się do Izy na Instagram lub Linkedin.


Jeśli chcesz być na bieżąco z publikacjami na blogu, a taka forma zdobywania wiedzy przypadła Ci do gustu, będzie mi bardzo miło jeśli:



Powiązane posty

Zobacz wszystkie

Comentarios


Los comentarios se han desactivado.
bottom of page